小さな会社の経費削減｜月末に見直したい固定費・ムダな支払いチェック
経費削減というと、家賃交渉や人件費の見直しのような大きな話を想像しがちです。ただ、小さな会社では、まず月末のカード明細や請求書を見ながら「これ、今も使っているかな？」と確認するところから始めた方が動きやすいです。
たとえば、使っていないサブスク、昔のままのスマホプラン、毎月なんとなく払っている複合機代、少しずつ増えた消耗品代。1つずつは数千円でも、年間で見るとけっこう目立ちます。
このページでは、従業員数が少ない会社や個人事業主でも確認しやすいように、月末処理の流れに沿って経費削減の見直し項目を整理します。
まず見るところ：通帳、クレジットカード明細、請求書、クラウドサービスの管理画面。この4つを見るだけでも、止められそうな支払いが見つかることがあります。
小さな会社の経費削減は月末の明細確認から始める
最初から全経費を見直そうとすると、だいたい途中で止まります。経営者が一人でやろうとしても、現場でしか分からない支払いが混ざっているからです。
やりやすいのは、月末か月初の少し落ち着いた時間に、カード明細・通帳・請求書を並べて見る方法です。紙の請求書が机に積まれている会社なら、その束を1枚ずつめくるだけでも十分です。正直、地味です。でも、ここで見つかるムダは多いです。
毎月同じ支払いを拾う
サブスク、通信費、保守費、リース料など、毎月出ている支払いを先に見ます。
使っている人を確認する
支払先だけでは判断しにくいので、担当者や利用部署をメモします。
来月やめられるものを分ける
未使用、重複、昔のままの契約を分けると、次の行動が見えます。
慣れるまでは、月3件だけで構いません。サブスク1件、通信費1件、印刷費1件。これくらいなら、通常業務の合間でも進めやすいです。
まず確認したい毎月の支払い
小さな会社で見直しやすいのは、金額が大きい経費よりも、毎月なんとなく続いている支払いです。ここを先に見ると、社内の反発も少なく進めやすいです。
使っていないサブスクや有料ツール
チャット、ストレージ、画像編集、予約、会計補助ツールなどは、担当者が変わった後も契約だけ残りがちです。
見るところ：管理画面の最終ログイン、利用者数、契約プラン、年払いの更新月。
昔のままになっているスマホ・固定電話・ネット回線
開業当初のプランをそのまま使っている会社は多いです。人数が変わっているのに、回線数だけ残っているケースもあります。
見るところ：使っていない番号、通話量、データ使用量、オプション契約。
印刷費・郵送費・FAX代
月末の請求書、納品書、社内資料を何となく印刷していると、紙代・トナー代・郵送代がじわっと増えます。
見るところ：カラー印刷、控えの印刷、郵送している書類、FAXで受けている書類。
電気代と空調の使い方
電気代は、契約プランだけでなく、空調の温度、つけっぱなしの照明、古いOA機器でも変わります。
見るところ：閉店後の照明、エアコンの温度設定、使っていない部屋の空調。
消耗品や備品の買い方
文房具、封筒、コピー用紙、清掃用品などは、少額なので見逃されやすいです。担当者ごとに別々に買っていると、在庫も増えます。
見るところ：購入頻度、保管場所、同じ物の重複、少量購入の送料。
外注費・保守費・リース料
ホームページ保守、複合機リース、システム保守、社用車関連などは、一度契約すると見直しが後回しになりやすいです。
見るところ：契約期間、解約月、実際の利用頻度、代替手段。
月末処理でよくある場面
経理担当者が夕方にカード明細を確認していると、見覚えの薄い英字のサービス名が出てくることがあります。そこで止めずに、「誰が使っているものか」だけメモしておくと、翌日の確認が楽です。
ここでいきなり解約まで進めると、たまに失敗します。月1回だけ請求書作成で使っていた、ということもあるので。
すぐ止めやすい経費と、確認してから見直す経費
経費削減で迷うのは、「これはもう止めていいのか」「誰かが使っているのか」が分からないときです。まずは、止めやすいものと確認してから動くものを分けます。
| 区分 | よくある例 | 見直し方 |
|---|---|---|
| すぐ止めやすい | 未使用サブスク、重複ツール、使っていない有料オプション、退職者のアカウント | 管理画面で利用者を確認し、利用がなければ解約候補にします。年払いは更新月を控えておきます。 |
| 確認してから見直す | 複合機、固定電話、クラウド容量、郵送している書類、FAX番号 | 月1回だけ使う業務がないか担当者に確認します。急に止めるより、先に代替手段を決める方が安全です。 |
| 慎重に見る | 保険、リース、外注先、家賃、配送契約、システム保守 | 契約期間、違約金、業務への影響を見ます。相手がいる契約は、利用実績を整理してから相談します。 |
個人的には、最初の1か月は「止める」よりも「候補を見つける」くらいの温度感で進める方がうまくいきます。いきなり全部削ろうとすると、社内の空気が少し重くなります。
担当者に確認するときの聞き方
管理側だけで解約や変更を決めると、あとで現場から「それ、月末だけ使っています」と言われることがあります。特に、請求書作成、勤怠、顧客対応、データ保存まわりは注意したいところです。
確認するときは、責めるような聞き方にしない方が進みます。
聞き方の例
- 「このサービス、最近も使っていますか？」
- 「月1回だけ使う作業はありますか？」
- 「なくなると困る人はいますか？」
- 「無料プランや別のツールで代用できそうですか？」
新人の担当者だと、前任者から引き継いだまま「何となく残している」こともあります。逆に、ベテラン担当者はかなり細かい使い方をしていることもあります。ここは、聞いてみないと分かりません。
月末に使える経費削減チェックリスト
月末の確認では、細かい分析よりも「見落としを減らす」方が先です。以下の項目を上から見ていくと、削減候補を拾いやすくなります。
月末の確認リスト
- カード明細に、使っていない月額サービスがないか
- 退職者や使っていないアカウントに料金が発生していないか
- スマホ・固定電話・ネット回線の契約数が今の人数に合っているか
- カラー印刷や控えの印刷が習慣で残っていないか
- 郵送している書類をメール送付や電子化に変えられないか
- 消耗品を担当者ごとに別々に買っていないか
- 外注費や保守費の作業内容が今の業務に合っているか
- リースや保険の更新月を把握しているか
- 誰も説明できない支払いが残っていないか
全部を一度に見なくても大丈夫です。今月はサブスク、来月は通信費、その次は印刷費。そんな感じで回していくと、無理なく続きます。
削減額をざっくり試算する
見直し候補がいくつか出てきたら、削減額の目安を見ておくと社内で話しやすくなります。月5,000円でも、年間では60,000円です。数字にすると、少しだけ本気度が変わります。
先に金額感を見たい方へ。 毎月の固定費と変動費を入れると、削減できそうな金額をざっくり確認できます。
経費削減シミュレーター
入力30秒で、月間・年間の削減余地をざっくり確認できます
家賃・通信費・サブスク・保険料など
消耗品・交通費・外注費・印刷費など
もっと細かく試算したい場合
費目別に削減額を計算できます
通信費、電気代、サブスク、印刷費、外注費などを分けて入力すると、 月間・年間の削減額や、削減額が大きい費目を確認できます。
経費削減でよくある失敗
安いものに変えることだけを目的にする
起きやすい場面：
外注先・配送業者・システムの切り替え時
避け方：
金額だけでなく、納期・対応・現場の手間も見ます。安くなっても、確認作業が増えると別の負担になります。
現場に相談せずに解約する
起きやすい場面：
管理側だけでサブスクやサービスを止めるとき
避け方：
解約前に担当者へ一言確認します。月1回だけ使う作業でも、止めると月末に困ることがあります。
一気にやりすぎる
起きやすい場面：
全経費を同時に見直そうとするとき
避け方：
月3項目くらいで十分です。サブスク、通信費、印刷費あたりから始めると、動きが軽くなります。
削ると困る費用まで削る
起きやすい場面：
空調、業務備品、安全対策、顧客対応に関わる費用の見直し
避け方：
作業環境や品質に関わる費用は慎重に見ます。短期的に下がっても、クレームや離職につながると逆効果です。
費目別に詳しく見直す
月末の確認で気になる費目が見つかったら、個別ページで詳しく見直していくと進めやすいです。全部を一気に読むより、今月は1つだけ選ぶくらいでちょうどいいです。
費目別の詳しい見直し方
| 状況 | 次に見るページ |
|---|---|
| 毎月の支払いが多く、全体像を整理したい | 固定費削減の方法15選 |
| 使っていないサービスがありそう | 不要なサブスクを見直す方法 |
| スマホ・固定電話・ネット代が高い | 中小企業の法人携帯・スマホ代を見直す方法 |
| 印刷・郵送・FAXが多い | ペーパーレス化の進め方 |
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