法人・個人事業主の通信費削減方法｜スマホ・固定電話・ネット回線の見直し方

1. 使っていないスマホ回線を整理する

法人スマホでまず見たいのは、使っていない回線です。退職者の回線、異動後に誰も引き継いでいない端末、予備として契約したままの回線などが残っていることがあります。

月末処理で請求書だけを見ると、回線番号が並んでいるだけで実態がわかりにくいです。利用者名、部署、端末の保管場所を一覧にすると、「これは誰の分？」という回線が出てきます。ここは管理側だけでは追いにくいので、総務・経理・現場の担当者で一度確認すると早いです。

2. スマホプランを利用量に合わせる

全員同じスマホプランにしている会社は多いです。管理は楽ですが、使い方が違うとムダが出ます。営業担当者は通話が多い、事務担当者はほぼ社内Wi-Fi、現場担当者は写真送信が多い。こうした違いを見ずに一律契約にすると、余っている人と足りない人が出ます。

確認するのは、通話時間、データ使用量、オプション、端末代の分割分です。使っていない容量に毎月払っている場合もありますし、逆に毎月追加料金が出ている人もいます。どちらも見直し候補です。

3. 通話が多い人・少ない人を分ける

取引先への電話が多い営業職と、ほとんど電話をしない事務職では、合うプランが違います。現場スタッフでも、写真や動画を送る人、電話連絡だけの人、会社に戻ってからWi-Fiで送る人では使い方が変わります。

「全員同じほうがわかりやすい」はたしかにあります。ただ、人数が増えると差額も大きくなります。まずは営業・事務・現場・役員のように大きく分けるだけでも、見直しやすくなります。

4. 不要なオプションを外す

スマホ料金では、端末保証、留守番電話、セキュリティ、通話関連サービスなどのオプションが積み上がることがあります。契約時には付けたものの、今は使っていないものもあります。

ここで迷うのは、端末保証の扱いです。外せば下がりますが、落下や故障が多い現場では残したほうが安心な場合もあります。内勤中心の端末と、屋外で使う端末を同じ扱いにしないほうが見やすいです。

5. 固定電話の番号を整理する

固定電話は、代表番号、部署番号、店舗番号、過去の拠点番号などが残りやすい費用です。移転や部署統合をしたあとも、念のため残していた番号がそのままになっていることがあります。

いきなり番号を止めるのは怖いので、まずは着信履歴を見ます。ほとんど鳴っていない番号、社内からしか使っていない番号、名刺やWebサイトに載っていない番号は整理候補になります。取引先対応で使う番号は、案内期間を置いてから変更するほうが無難です。

6. FAX利用を少しずつ減らす

FAXは、業種や取引先によってまだ残ります。注文書、発注書、確認書、申込書などで使っている会社もあります。ただ、社内連絡や簡単な案内までFAXで送っているなら、メールやクラウド共有へ移せる余地があります。

よくある失敗は、「FAXをやめます」と一気に決めることです。取引先の都合もあるので、まずは社内利用、次に対応できる取引先、最後に残る先という順番が現実的です。実際にやると、最初の数社だけでも紙・トナー・送信確認の手間が少し軽くなります。

7. インターネット回線の契約内容を確認する

事務所や店舗のネット回線は、一度契約すると何年もそのままになりがちです。プロバイダ、オプション、固定IP、セキュリティ関連サービスなどがセットになっていて、請求書だけでは中身がわかりにくいこともあります。

まずは、月額料金、契約年数、回線数、プロバイダ、オプションを確認します。速度に不満がないのに高いプランのままだったり、逆にオンライン会議が多いのに回線が弱かったりする場合があります。安くするだけでなく、今の業務量に合っているかを見る感じです。

8. ルーターやWi-Fi環境も見る

ネットが遅いと、すぐに回線プランを上げたくなります。でも原因が古いルーター、設置場所、電波の届きにくさにあることもあります。会議室だけ途切れる、倉庫側だけ弱い、昼休みだけ遅い。こういう話は、現場に聞かないと出てきません。

ルーターの再起動で一時的に直る、古い機器を替えると改善する、設置場所を変えるだけで届きやすくなる。そういうケースもあります。回線を追加する前に、まず機器と配置を見たほうがムダな契約を増やしにくいです。

9. モバイルWi-Fiの利用状況を確認する

外出先で使うために契約したモバイルWi-Fiが、そのまま引き出しに入っていることがあります。展示会、出張、工事現場、臨時店舗など、一時的な目的で契約したものは特に残りやすいです。

確認するのは、誰が持っているか、月に何日使っているか、スマホのテザリングや店舗Wi-Fiで代用できないかです。もちろん、現場で安定接続がいる場合は残したほうがよいこともあります。使う日が限られているなら、契約形態を見直す候補になります。

10. 店舗・拠点ごとの契約をまとめて見る

複数店舗や複数拠点がある会社では、回線や電話契約が拠点ごとにバラバラになっていることがあります。請求書の宛名が違う、契約名義が古い、支払方法が別々。こうなると、全体の通信費が見えにくくなります。

まずは拠点ごとに、スマホ、固定電話、ネット回線、FAX、モバイルWi-Fiを一覧にします。並べるだけで、同じような契約が重なっていたり、古い拠点名の請求が残っていたりします。少し面倒ですが、ここを整理すると次回からかなり楽です。

11. 自宅回線・スマホの事業利用分を分けて把握する

個人事業主の場合、自宅のインターネット回線や個人スマホを仕事でも使っていることがあります。ここは法人よりも少し曖昧になりやすいです。

まずは、仕事で使っている通信手段を書き出します。スマホ、固定回線、モバイルWi-Fi、通話アプリ、オンライン会議、クラウドストレージ。自宅用と仕事用が混ざっている場合は、どのくらい仕事で使っているかをメモしておくと、あとで整理しやすくなります。

会計処理の扱いは事業内容や使い方で変わるため、迷う場合は税理士や会計ソフトの案内で確認してください。この記事では、まず支払いを見える形にするところまでを扱います。

12. 通信費管理表を作る

通信費は、一度見直してもまた増えます。新しい社員が入る、店舗を増やす、オンライン会議が増える、展示会用にモバイル回線を契約する。仕事の変化に合わせて、契約も少しずつ増えていきます。

管理表には、支払先、契約名、回線番号、利用者、月額、契約開始日、更新月、担当者を書いておきます。完璧な表を作ろうとすると止まるので、最初は請求書を見ながら埋められる範囲で十分です。

月末の請求確認で「前月より増えていないか」「使っていない回線がないか」を見るだけでも、かなり違います。管理側としては、一覧があるだけで問い合わせも減ります。