経費削減チェックリスト｜中小企業が見直したい固定費・業務コスト

固定費は、一度契約するとそのままになりがちです。事務所、倉庫、保守契約、清掃契約などは、契約した当時と今の使い方が合っているかを確認します。

人数が減ったのに以前の広さのまま使っている、紙の書類が減ったのに倉庫を借り続けている、ということはわりとあります。家賃そのものをすぐ下げるのは難しくても、倉庫や保管スペースからなら見直しやすいです。

通信費は、担当者が変わると契約内容が分からなくなりやすい費用です。請求書の金額だけでなく、回線数やオプションまで確認します。

月末に通信費の請求書を見ていて、「この番号、誰が使ってる？」となることがあります。ここで後回しにすると、また翌月も同じ料金を払うことになります。番号、利用者、契約先、月額を一度並べるだけでも整理しやすくなります。

電気代は、我慢して下げるより、使っていない時間・場所・機器を探すほうが続きやすいです。特に夏場と冬場は、空調だけで一気に上がります。

夏の午後、窓際だけ暑くて空調を強くする。こういう場面では、設定温度だけでなく日差し対策や席の配置を見たほうが早いこともあります。現場に聞くと「この時間だけ暑いです」と、けっこう具体的な話が出てきます。

サブスクは、1件あたりの金額が小さいので見逃しやすいです。ただ、月1,500円のサービスでも5つあれば月7,500円。年間では9万円になります。

サブスク見直しで詰まりやすいこと

• 管理画面にログインできない
• 契約者のメールアドレスが分からない
• 解約ページが見つからない
• 無料プランで足りるのに有料のまま
• 年払いで更新されてから気づく

カード明細に知らないサービス名が出てきたとき、すぐ解約できるとは限りません。誰が使っているか、どの部署で使っているか、管理者が誰か。この3つを先に確認すると、話が進みやすいです。

消耗品は削りすぎると、現場が困ります。コピー用紙や封筒を減らしすぎて、月末の請求書発送前に足りなくなる。こうなると、経費削減どころか総務や経理の手間が増えます。

消耗品を見直す流れ

1. よく使う備品を一覧にする
2. 在庫数を月1回だけ確認する
3. 注文する人を決める
4. 急ぎ注文を減らす
5. 単価が高いものだけ購入先を見直す

安いからといって大量に買いすぎると、置き場所に困ります。逆に減らしすぎると、月末に「封筒がない」「トナーが切れた」で慌てます。ちょうどよい量を決めるのが、地味ですが一番効きます。

紙の書類は、印刷代だけでなく、封筒、切手、封入作業、保管スペースもかかります。いきなり全部を電子化するより、社内資料や控えの印刷から減らすと進めやすいです。

取引先に送る書類は、相手の都合もあります。こちらの都合だけで急に変えると、確認のやり取りが増えることもあります。まずは社内資料、会議資料、控えの印刷から減らすのが無理のない進め方です。

人件費の見直しは、人を減らす話ではなく、作業時間や手戻りを減らす方向で考えます。特に月末だけ残業が増える場合は、請求書処理や確認作業に原因があることが多いです。

請求書の金額を入力して、別の表にも転記して、最後に会計ソフトへ入れる。こういう作業は、慣れている人ほど「いつものこと」として続けてしまいます。紙に作業の流れを書き出すと、重複している部分が見つかりやすいです。

仕入れは、安さだけで判断すると失敗することがあります。納期が遅れたり、品質が安定しなかったりすると、取引先対応の手間が増えます。単価、品質、納期を並べて見ます。

在庫表を見てもピンとこない場合は、動いていないものに色を付けるだけでも見え方が変わります。半年動いていない商品、保管場所だけ取っている販促物、古い備品。現場の棚を見ると、数字だけでは分からないものが出てきます。