中小企業のコピー機費用を見直す方法｜複合機リース・印刷代を削減する手順
月末の請求書発行や見積書の印刷、会議資料の配布、FAX送受信が多い会社ほど、知らないうちに枚数が増えていくものです。この記事では、契約と使い方の両方からコピー機費用を見直す手順を、中小企業・個人事業主向けにまとめました。
直近3か月分のコピー機請求書を出して、リース料・カウンター料金・保守料・用紙代を分けてみてください。いきなり契約変更を考えるより、「毎月いくら、何枚使っているか」をつかむほうが早いです。ここが見えないまま販売会社に相談すると、話がぼんやりしたまま終わります。
コピー機費用として見直したい主な支払い
コピー機費用というと、複合機のリース料だけと思いがちです。でも実際の請求書を見ると、印刷ごとのカウンター料金、保守料、トナー、用紙代、追加オプションなどが混ざっていることがあります。
| 種類 | 主な内容 | 見直しやすい場面 |
|---|---|---|
| リース料 | 複合機本体の月額契約 | 契約から数年経ち、機能を持て余している |
| カウンター料金 | モノクロ・カラーの印刷枚数に応じた料金 | カラー印刷や会議資料の印刷が多い |
| 保守料 | 故障対応、部品交換、定期メンテナンスなど | 契約内容を長く確認していない |
| 用紙代 | A4用紙、封筒、ラベル紙など | 印刷前提の業務が残っている |
| 追加機能 周辺費用 |
FAX、スキャン、認証印刷、クラウド連携など | 使っていない機能に費用が乗っている |
請求書を月末に見ていると、リース料よりカウンター料金のほうが気になる月があります。特に決算前、展示会前、採用活動中などは、資料を大量に刷りがちです。コピー機費用は契約と使い方、両方を見ないとなかなか下がりません。
見直しの前に確認すること
コピー機の見直しは、契約書と請求書を見ないと、かなり迷います。担当者が変わっていて「何年契約だったか分からない」「カラー単価を誰も覚えていない」という場面も、実際よくあります。
- 契約内容：リース期間、契約満了日、中途解約の扱い、保守範囲、オプション契約を確認する。
- 利用状況：月間印刷枚数、カラー比率、部署別の印刷量、FAX利用、スキャン利用を確認する。
- 代替案：契約更新時の再見積もり、小型機への変更、印刷ルール、ペーパーレス化を並べて考える。
コピー機費用を削減する方法10選
コピー機費用の削減は、値下げ交渉だけではありません。印刷枚数を減らす、カラー印刷を抑える、契約更新時に機種を見直す。小さな会社ほど、日々の使い方を変えたほうが早く効くこともあります。
契約を見直す
- リース契約の満了日を確認する
- カウンター料金の単価を確認する
- 使っていないオプションを外す
- 更新前に複数社から見積もりを取る
印刷枚数を減らす
- カラー印刷のルールを決める
- 会議資料をPDF共有に変える
- 月末の請求書・見積書の印刷を減らす
機種・運用を変える
- 小型機や台数削減を検討する
- 部署別に印刷枚数を見える化する
- FAXや紙保管をデジタル化する
1.リース契約の満了日を確認する
まず確認したいのは、リース契約の満了日です。複合機は5年、6年など長めの契約になっていることが多く、途中で変えようとしても残リースが重くなる場合があります。月末に請求書だけ見ていると気づきにくいので、契約書をPDF化して、管理側がすぐ見られる場所に置いておくと後が楽です。
2.カウンター料金の単価を確認する
コピー機費用で見落としやすいのが、カウンター料金です。モノクロ1枚いくら、カラー1枚いくら、という単価が請求に効いてきます。カラー資料を何気なく印刷している会社では、ここがじわじわ増えます。請求書を3か月分並べて、モノクロとカラーの枚数を分けて見るだけでも、かなり見え方が変わります。
3.使っていない機能やオプションを外す
契約時には便利そうに見えた機能でも、数年経つとほとんど使っていないことがあります。FAX、認証印刷、クラウド連携、追加トレイ、フィニッシャーなどです。現場に聞くと「その機能、誰も使ってないです」とあっさり返ってくることも。担当者だけで判断せず、実際に使っている人へ軽く確認しておくとズレが減ります。
4.更新前に複数社から見積もりを取る
契約更新の直前に、同じ会社から出てきた提案だけで決めると、比較ができません。更新月の少し前から、同じ印刷枚数・同じ機能で複数社に見積もりを取ります。見積もり条件がバラバラだと比べにくいので、「月間モノクロ◯枚、カラー◯枚、FAXあり、保守込み」のように条件をそろえると見やすいです。
契約を変えられない時期でも、使い方は変えられます。コピー機費用の削減では、ここが一番手を付けやすいです。特にカラー印刷と会議資料は、見直す余地が出やすいところです。
5.カラー印刷のルールを決める
カラー印刷は、モノクロより単価が高くなりやすいです。社内確認用の資料までカラーで出していると、あっという間に金額が増えます。たとえば「社内用は原則モノクロ」「取引先提出分だけカラー」「下書きは両面・集約印刷」といったルールにするだけでも、月末の請求額が変わることがあります。
6.会議資料をPDF共有に変える
会議のたびに人数分の資料を刷っている会社は、ここを変えると効果が出やすいです。共有フォルダやクラウドストレージにPDFを置き、会議中は画面で見てもらう。最初は少し違和感がありますが、慣れると「印刷して配る時間」がなくなるので、朝のバタつきも減ります。資料をホチキス留めしていた担当者は、かなり楽になります。
7.請求書・見積書の印刷を減らす
月末処理では、請求書、納品書、見積書、控え、封筒、送付状が紙で増えがちです。取引先がメール送付に対応しているなら、PDF送付に切り替えるだけで紙と印刷枚数が減ります。いきなり全社で変えず、まずはメール対応しやすい取引先から始めるとスムーズです。
8.部署別・用途別に印刷枚数を見る
印刷枚数の多い部署が分かると、改善がしやすくなります。「全員で印刷を減らしましょう」だとぼやけますが、「営業資料のカラー印刷が多い」「月末だけ経理の印刷が増える」と分かれば、打ち手を絞れます。責めるためではなく、詰まっている業務を見つける感覚で見るのがちょうどいいです。
昔は人数が多かった、FAXが多かった、紙の資料が当たり前だった。そういう時期に導入した複合機を、そのまま使い続けている会社もあります。今の働き方に合っているかを一度見ておきます。
| 見直し案 | 向いているケース | 確認したいこと |
|---|---|---|
| 小型機へ変更 | 印刷枚数が少なく、コピー機能を持て余している | 印刷速度、保守体制、スキャン利用 |
| 台数削減 | フロアごとに置いているが、稼働が低い | 移動距離、繁忙時間、部署ごとの使い方 |
| 契約更新時に再選定 | 契約満了が近い | リース料、カウンター料金、保守条件 |
| ペーパーレス化 | 紙保管・押印・FAXが多い | 取引先対応、社内承認、保存ルール |
9.台数を減らせないか確認する
以前は各フロアに1台ずつ置いていたけれど、今は出社人数が減っている。こういう会社では、台数削減の余地があります。ただし、減らしすぎると月末や朝の時間帯にコピー機前で渋滞します。1週間だけでも、よく使う時間帯を見てから判断したほうが現場の反発が少ないです。
10.ペーパーレス化とセットで進める
コピー機だけを見直しても、紙の業務が残っていると印刷枚数はなかなか減りません。請求書のPDF送付、社内申請のデジタル化、会議資料の共有、契約書の電子保管などを少しずつ進めると、コピー機費用も下がりやすくなります。詳しくは、ペーパーレス化の進め方も参考にしてください。
詰まりやすい場所と対策
ここまでの方法を全部一度にやろうとすると、たいていどこかで止まります。順番としては、請求書を分ける→印刷枚数を確認する→現場の使い方を聞く→印刷ルールを変える→更新時に見積もりを取る、くらいの流れで十分です。あとは、立場によって見ているところが違うので、それぞれ何を確認しておくとよいかを並べておきます。
新人・現場担当
コピー機の前で「これ印刷していいんですか」と聞かれて困った経験、ありませんか。色やページ数の基準があいまいだと、新人ほど判断に迷います。「社内用は原則モノクロ」くらいの目印があるだけで、聞かれる回数がぐっと減ります。
経理・総務担当
請求書を見て「今月ちょっと高いな」と気づくのは、たいてい経理担当です。ただ、その場で単価や満了日を答えられる人は意外と少ない。請求書が来たタイミングで、枚数とカラー比率だけメモしておくと、後で交渉するときに助かります。
管理側・経営者
リース契約は、現場の声より先に経営側の都合で決まりがちです。満了日を逃すと、自動更新でそのまま続くこともあります。年に一度、満了日と総額だけでもチェックしておくと、判断のタイミングを逃しません。
リース満了日を見ずに動いてしまう
起きやすい場面：
請求額が高いと感じて、すぐ乗り換えを考えたとき
防ぎ方：
契約満了日、残リース、中途解約の扱いを確認します。月額が下がっても、違約金を含めると得にならないことがあります。
契約満了日と中途解約の条件、すぐ言えますか
本体価格だけで比較する
起きやすい場面：
複数社の見積もりを急いで比べるとき
防ぎ方：
リース料だけでなく、モノクロ単価、カラー単価、保守範囲、最低料金、トナーの扱いまで並べます。総額で見ないと判断がズレます。
モノクロとカラーの単価、その場で答えられますか
現場に聞かずに台数を減らす
起きやすい場面：
印刷枚数だけを見て、稼働が低いと判断したとき
防ぎ方：
月末、朝、会議前、発送作業の日など、混みやすい時間を確認します。普段は空いていても、特定の時間だけ集中することがあります。
朝や月末の混雑時間、実際に見に行きましたか
ペーパーレス化を一気に進めすぎる
起きやすい場面：
紙を減らす方針だけ先に決まったとき
防ぎ方：
取引先が紙を求める書類、社内で紙確認が残る書類、電子保存できる書類を分けます。全部を一度に変えるより、会議資料や社内控えから変えたほうが続きます。
取引先向けの書類と社内だけで済む書類、分けましたか
コピー機費用の削減額をシミュレーターで試算
ここまでの内容を踏まえて、どれくらい変わりそうかをざっくり試算してみましょう。月額のリース料、カウンター料金、見直し内容、削減率を入れるだけで、年間の見込みが分かります。
よくある質問
- コピー機の費用はどこから見直すとよいですか？
- まず直近3か月分の請求書を見て、リース料、カウンター料金、保守料、用紙代を分けます。次に、モノクロとカラーの枚数を確認します。いきなり機種変更を考えるより、毎月の使い方を見たほうが話が早いです。
- リース契約中でもコピー機費用は下げられますか？
- 契約内容によります。リース料そのものはすぐ動かせない場合がありますが、印刷枚数、カラー印刷、用紙使用量、FAX利用、保管ルールを見直すことで、カウンター料金や紙代を下げられることがあります。
- カラー印刷を減らすだけでも効果はありますか？
- 会社によっては効果が出ます。社内確認用の資料、下書き、会議資料までカラーで印刷している場合は、モノクロ化やPDF共有に変えるだけで月額費用が変わることがあります。まず1か月だけ試すと、現場の反応も見えます。
- 複合機を小型プリンターに変えたほうが安くなりますか？
- 印刷枚数が少ない会社なら、選択肢になります。ただし、印刷速度、故障時の対応、スキャン、FAX、両面印刷、保守体制まで見て判断したほうが安全です。安い本体に変えても、インク代や手間が増えることがあります。
まとめ
コピー機費用は、リース料だけでなく、カウンター料金、カラー印刷、保守料、用紙代まで含めて見ると実態が分かります。毎月の請求書を分けて見るだけでも、見直し候補がかなり出てきます。
まずは契約書と請求書を並べて、リース満了日、モノクロ単価、カラー単価、印刷枚数を確認します。そのうえで、会議資料、請求書、社内控え、FAXなど、紙で残っている業務を一つずつ見ていきます。
複合機の見直しは、販売会社との交渉だけで終わらせないほうがいいです。契約・印刷ルール・ペーパーレス化をセットで進めると、月末の請求額だけでなく、印刷やファイリングの手間も減らせます。通信費や電気代など、ほかの固定費と合わせて見ていくと、削減できる組み合わせがもう少し見えてくるはずです。まずは今月の請求書を1枚、机に出すところからで十分です。