電子契約を導入する方法｜中小企業が失敗しない進め方と確認事項
中小企業で導入するなら、最初からすべての契約を電子化しようとしなくても大丈夫です。まずは取引基本契約書、業務委託契約書、発注書、注文請書など、毎月よく使う書類から始めると進めやすいです。
電子契約とは
電子契約とは、契約書の作成、確認、署名、保管までをオンラインで行う契約方法です。紙に印刷して押印する代わりに、電子署名やタイムスタンプなどを使い、誰がいつ契約したのかを記録します。
紙の契約では、契約書を印刷し、製本し、押印し、郵送し、返送を待ち、ファイルに保管します。これが1件ならまだよいのですが、月末に業務委託契約書や注文請書が重なると、机の上が一気に紙だらけになります。封筒の山を前に「今日中に何件出せるか」を数えていた、という担当者も少なくないはずです。
紙の契約との違い
電子契約にすると、この流れを画面上で進められます。取引先にメールで送信し、相手が内容を確認して署名する。締結後はPDFや契約データとして保存される。郵送待ちの時間と、紙を探す時間が減るのが大きいです。金曜の夕方に発送して、戻ってきたのが翌週の水曜だった、ということも紙ではよくあります。電子契約なら、その日のうちに締結まで進むこともあります。
| 項目 | 紙の契約 | 電子契約 |
|---|---|---|
| 押印・署名 | 角印・実印を押印 | 電子署名で本人性を担保 |
| 送付 | 郵送、返送待ちが発生 | メール送信、即時～数日で締結 |
| 保管 | ファイルに綴じて棚で保管 | サービス内またはPDFで検索可能に保管 |
| 印紙税 | 契約書の種類により課税 | 多くの場合、課税対象外（要確認） |
| 更新管理 | 担当者の記憶やカレンダー頼み | 一覧表示で更新日を確認しやすい |
電子署名とタイムスタンプ
電子署名
電子文書について、本人性や改ざん防止に関わる仕組みです。サービスごとに方式が異なるため、導入前に確認します。
タイムスタンプ
その時点で文書が存在し、以後変更されていないことを確認するために使われます。契約書や証憑の保存で出てくる言葉です。
電子契約で削減しやすいコスト
電子契約の導入で分かりやすく減るのは、紙、印刷、郵送、保管にかかるコストです。ただ、実際に使ってみると、それ以上に「待ち時間」が減ります。契約書が返ってこない、担当者が出張中で押印できない、原本がどこにあるか分からない。こういう小さな停滞が減るのが助かります。
紙・インク・封筒代を減らせる
契約書を印刷し、製本し、封筒に入れる作業が減ります。少額に見えても、契約件数が増えると意外と目立ちます。
郵送代と返送待ちを減らせる
郵送の準備や返送待ちがなくなります。急ぎの契約では、ここがかなり効きます。午後に送って、同じ日に戻ることもあります。
契約書を探す時間を減らせる
契約先名、契約日、契約書名で検索しやすくなります。棚のファイルをめくる時間が減るだけでも、総務担当者はかなり楽になります。
社内確認を回しやすくなる
代表、営業、総務、経理など、確認者が複数いる場合でも、オンラインで承認状況を追いやすくなります。
印紙代を見直すきっかけになる
電子契約では、紙の契約書と印紙税の扱いが異なる場面があります。ここは契約内容や運用によって変わるため、税理士や公式情報も確認します。
契約更新の確認漏れを減らせる
契約期間や更新日を一覧で確認できるサービスもあります。自動更新の契約を放置しにくくなります。
特に体感しやすいのは、取引先との契約が月に何件もある会社です。業務委託契約、NDA、注文請書、取引基本契約などを毎回紙で処理しているなら、電子契約にするだけで月末の事務作業がだいぶ軽くなります。
電子契約に向いている書類
電子契約は便利ですが、いきなりすべての契約書を電子化しようとすると、社内も取引先も戸惑います。最初は、件数が多く、内容の型がある程度決まっていて、取引先にも説明しやすい書類から始めると進めやすいです。
| 書類 | 頻度の目安 | 電子化が向く理由 |
|---|---|---|
| 業務委託契約書 | 月に複数件 | ひな形が決まっており件数も多い |
| 秘密保持契約書（NDA） | 商談前に都度 | スピード重視で郵送が向かない |
| 取引基本契約書 | 取引開始時 | 社内承認者が多く進捗管理が要る |
| 注文書・注文請書 | 頻度が高い | 件数が多く検索性が効く |
| 雇用契約書・労働条件通知書 | 入社時 | 電子交付の同意要件を確認しつつ運用 |
| 保守契約・利用契約 | 年単位で更新 | 更新日・解約期限を一覧で管理できる |
導入前に確認する項目
電子契約サービスを選ぶときは、料金だけを見て決めると後で困ります。月額料金が安く見えても、送信件数、ユーザー数、保管容量、署名方式、承認フロー、検索機能、サポート範囲で差が出ます。
中小企業では、経営者、総務担当者、営業担当者、経理担当者がそれぞれ違う場面で使います。全員が毎日使うわけではないからこそ、画面が難しすぎないかも見ておきたいところです。
| 確認項目 | 見るポイント | 見落としやすい点 |
|---|---|---|
| 書類 | 電子化する契約書の種類 | 件数が多い書類から選べているか |
| 相手先 | 取引先が電子契約に対応できるか | 紙しか受け付けない相手もいる |
| 承認 | 社内の確認ルート | 送信者と承認者が決まっていない |
| 権限 | 送信・承認・閲覧の権限分け | 全社員が閲覧できる設定のまま |
| 保存 | 締結後の保存方法 | サービス内のみで社内保存していない |
| 費用 | 送信件数・ユーザー数の料金 | 料金表の注記を見落としがち |
電子契約を導入する流れ
電子契約は、サービスに申し込めばすぐ始められそうに見えます。ただ、契約書の種類、承認者、送信者、保存場所を決めないまま始めると、最初の1件で手が止まります。小さく試して、社内の流れを固めるほうが楽です。
紙の契約業務を書き出す
今の契約業務を、契約書の作成から保管まで順番に書き出します。誰が作り、誰が確認し、誰が押印し、どこに保管しているのかを整理します。
- 契約書を作る人
- 内容を確認する人
- 押印・承認する人
- 取引先へ送る人
- 締結後に保管する場所
電子化する契約書を絞る
最初は、月に何度も使う契約書を1〜2種類に絞ります。業務委託契約書やNDAのように、ひな形が決まっているものから始めると扱いやすいです。
逆に、金額が大きい契約や相手先の確認が多い契約は、慣れてから電子化しても遅くありません。
候補サービスを2〜3つ試す
有名なサービスだから合うとは限りません。送信画面、相手先の署名画面、承認フロー、契約書検索、PDF出力を実際に触って確認します。
ここで迷うのは、相手先の画面です。自社側が使いやすくても、取引先が「どこを押せばいいの？」となると、結局電話対応が増えます。実際、署名ボタンが画面の下のほうに隠れていて、取引先から「どこで同意すればいいですか」と問い合わせが来たケースもあります。
社内ルールを短く作る
電子契約を使う書類、紙で残す書類、送信前の確認者、保存場所を決めます。最初から分厚い規程を作るより、A4一枚くらいの運用メモで始めたほうが現場に読まれます。
取引先への案内文を用意する
電子契約を送るときは、取引先に「電子契約で送付します」と一言添えるだけで反応が変わります。初めての相手には、操作方法や問い合わせ先も書いておくと親切です。
実際に進めると、サービス比較よりも「誰が送るのか」「取引先にどう説明するのか」で止まりやすいです。先に下の3つを作っておくと、初回の契約がだいぶ楽になります。
- 電子契約で使う契約書一覧
- 送信前チェックリスト
- 取引先向けの案内文
実際の契約業務での使い方
電子契約を導入すると、契約業務は「紙を回す作業」から「画面上で確認を進める作業」に変わります。便利になる一方で、送信前の確認を雑にすると、間違った契約書をそのまま相手に送ってしまうこともあります。
契約書の内容を確認する
契約先名、契約期間、金額、支払条件、解約条件、担当者名を確認します。電子契約だからといって、この確認は省けません。むしろ送信が早い分、送る前に一呼吸置いたほうが安心です。
社内承認を通す
営業担当者が作った契約書を、上長、総務、経理、代表などが確認します。金額や契約期間によって承認者を分けておくと、毎回迷いません。
取引先へ送信する
取引先の担当者名とメールアドレスを確認して送信します。ここでメールアドレスを間違えるとかなり面倒です。送信前チェックに入れておきたいところです。
締結状況を確認する
未確認、確認中、締結済みなどのステータスを見ます。紙の契約だと「返送されたかな？」と記憶頼みになりがちですが、電子契約なら一覧で追いやすくなります。
契約書を保存・共有する
締結後の契約書をサービス内に保管し、必要に応じてPDFを社内フォルダにも保存します。契約先名、契約書名、締結日で検索できるようにしておくと、後から探すときに助かります。
送信前チェックリスト
送信前チェックリストに入れたい項目
- 契約先名・担当者名に誤りがない
- 契約開始日・終了日が合っている
- 金額・支払条件・振込先に誤りがない
- 契約書の版が最新になっている
- 社内承認が終わっている
- 送信先メールアドレスが正しい
- 締結後の保存場所が決まっている
ありがちなミスと対策
電子契約の導入でよくあるのは、サービスだけ先に契約してしまうことです。画面は使えるのに、社内の承認ルートが決まっていない。取引先への案内文がない。保存場所があいまい。こうなると、結局「今回は紙でいいか」と戻りがちです。
紙の契約と電子契約が混ざって管理できなくなる
一部だけ電子化すると、紙のファイルと電子契約サービスの両方に契約書が散らばります。契約書一覧を作り、紙か電子かを記録しておくと探しやすくなります。
契約書を探すとき、紙と電子のどちらを見るか決まっていますか？
取引先に説明せず突然送ってしまう
相手先が電子契約に慣れていないと、メールを見て止まることがあります。初回だけでも、事前に一言連絡しておくとスムーズです。
初めての取引先に送る案内文はありますか？
契約書の最終版を間違える
修正途中のファイルを送ってしまうミスは意外とあります。ファイル名に日付や版数を入れ、送信前に最終確認者を決めておきます。
送信する契約書が最新か、誰が確認しますか？
権限設定がゆるい
契約書には、金額、条件、取引先情報が入ります。閲覧できる人、送信できる人、管理できる人を分けておきます。
全社員がすべての契約書を見られる状態になっていませんか？
締結後の保存ルールを決めていない
電子契約サービス内にあるから大丈夫、で終わらせると、後から会計・税務・監査対応で探すときに困ることがあります。保存場所とファイル名ルールをそろえます。
契約書名、契約先名、締結日で検索できますか？
よくある質問
電子契約は中小企業でも導入できますか？
導入できます。むしろ、総務や営業が少人数で契約業務を回している会社ほど、印刷、郵送、押印待ち、保管の手間を減らしやすいです。最初は契約件数の多い書類から試すと進めやすいです。
すべての契約を電子契約に変えたほうがよいですか？
最初からすべて変えなくても問題ありません。取引先の都合や契約内容によって、紙のまま進めたほうが早いものもあります。電子契約にする書類と、紙で残す書類を分けておくと混乱しにくいです。
取引先が電子契約に慣れていない場合はどうしますか？
初回だけ、電子契約で送ること、メールが届くこと、操作で困ったら誰に連絡すればよいかを伝えておくとスムーズです。相手先の社内ルールで紙が求められる場合は、無理に押し切らないほうが進みます。
電子契約サービスは何を基準に選べばよいですか？
料金、送信件数、ユーザー数、承認フロー、検索機能、保存方法、取引先側の操作画面を見ます。中小企業では、管理画面が高機能すぎるより、担当者が迷わず送信できるかのほうが使い続けやすいです。
電子契約を始める前に社内で決めることは何ですか？
電子化する契約書、送信前の確認者、承認ルート、取引先への案内方法、締結後の保存場所を決めます。ここを曖昧にしたまま始めると、最初の契約で手が止まりやすいです。
まとめ
電子契約を導入すると、印刷、押印、郵送、返送待ち、契約書を探す時間を減らしやすくなります。特に、業務委託契約書、NDA、注文請書などを毎月扱う会社では、事務作業の軽さを感じやすいです。
ただし、電子契約サービスを契約するだけではうまく回りません。電子化する契約書、社内承認の流れ、取引先への案内、締結後の保存方法を先に決めておくと、導入後のつまずきが減ります。
最初は、よく使う契約書を1〜2種類だけ電子化するくらいで十分です。小さく試して、総務、営業、経理、管理側が「これなら回せる」と感じてから広げる。中小企業では、そのくらいの始め方が現場に残りやすいです。
電子署名の制度は、デジタル庁やe-Govの情報が参考になります。電子取引に関する保存方法は、国税庁の電子帳簿保存法の情報も確認しておくと安心です。