属人化を防ぐ方法｜中小企業が担当者任せの業務を減らす手順

属人化とは

属人化とは、「この人に聞かないと分からない」「この人がいないと進まない」という業務が増えている状態です。

たとえば、請求書の確認方法、取引先ごとの対応ルール、システムの入力手順、在庫の発注タイミングなどが、担当者の頭の中だけにある状態です。

本人は慣れているので普通に進められます。ただ、周りから見ると、どこに資料があるのか、何を基準に判断しているのかが見えません。

属人化は、担当者が悪いという話ではありません。むしろ、できる人ほど自分で抱えてしまいます。周りも「その人に聞けば早い」となり、少しずつブラックボックス化していきます。

中小企業で属人化が起きやすい理由

中小企業では、人数が限られているため、ひとりが幅広い業務を担当しがちです。

経理担当が請求書、入金確認、備品管理まで見ている。営業担当が見積書、顧客対応、納期調整まで行っている。店舗では、店長だけが発注やシフト調整を把握している。こういう状態は珍しくありません。

実際、忙しい日の夕方に「これ、○○さんしか分からないですね」となることがあります。本人が休みなら、翌日まで止まる。取引先対応だと、少し焦ります。

属人化を放置すると起きること

属人化は、普段は見えにくいです。担当者が問題なく処理している間は、周りも困りません。

ただ、退職や急な休み、繁忙期、トラブル対応のときに一気に表に出ます。

属人化の怖いところは、問題が起きるまで気づきにくいところです。だからこそ、退職や異動が決まってからではなく、普段の業務の中で少しずつ外に出しておくほうが楽です。

属人化を防ぐ方法

属人化を防ぐには、担当者の頭の中にある情報を、少しずつ社内で見える形にしていきます。

いきなり立派なマニュアルを作るより、業務一覧、保存場所、チェックリスト、確認先の整理から始めるほうが進めやすいです。

属人化対策とマニュアル作成の違い

属人化対策というと、すぐにマニュアル作成を思い浮かべるかもしれません。

もちろんマニュアルは役立ちます。ただ、最初から分厚いマニュアルを作ろうとすると止まりやすいです。まずは、業務一覧、保存場所、確認先、チェックリストのような軽い情報から残すほうが進めやすいです。

マニュアルを作る場合は、業務マニュアル作成の手順もあわせて確認すると、流れを整理しやすくなります。

新人・担当者・管理側で見るところは違う

属人化を防ぐときは、立場ごとに困る場所が少し違います。

新人は「どこに何があるか」で止まります。担当者は「自分しか知らないことが多い」と感じます。管理側は「休みや退職で業務が止まること」を心配します。

管理側が「共有しよう」と言うだけだと、担当者には作業が増えたように見えます。まずは担当者がよく聞かれることを減らす形にすると、進めやすいです。

属人化対策でよくあるミス

ありがちなのは、「属人化をなくすために、担当者へマニュアル作成を丸投げする」ことです。これだと、ただでさえ忙しい人にさらに作業が乗ります。項目だけでも管理側で用意すると、かなり進みやすくなります。

属人化対策を進める順番

属人化対策は、いきなり大きなルール変更をするより、小さく始めて広げるほうがうまくいきます。

属人化チェックリスト

以下に当てはまるものがあれば、属人化している可能性があります。まずは3つくらい選んで、業務の流れを外に出してみてください。

• 特定の人が休むと止まる業務がある
• 毎回同じ人に確認している作業がある
• ファイルの保存場所を担当者しか知らない
• 取引先ごとの対応ルールがメモに残っていない
• 請求書や見積書の作り方が人によって違う
• 引き継ぎが口頭中心になっている
• 古いフォーマットと新しいフォーマットが混ざっている
• システムのログイン情報や操作方法が共有されていない
• トラブル時にいつも同じ人が対応している
• 退職や異動が決まってから引き継ぎ資料を作り始める
• チェックリストがなく、担当者の記憶に頼っている
• マニュアルはあるが、更新日が古い

どの業務から属人化対策を始めるか

迷ったら、止まると困る業務、ミスが出ると影響が大きい業務、担当者がひとりしかいない業務から見ます。

よくある質問

属人化とは何ですか？

属人化とは、特定の担当者だけが業務の進め方や判断基準を知っている状態です。その人が休む、退職する、異動するなどの場面で、業務が止まったりミスが増えたりしやすくなります。

属人化を防ぐには何から始めるとよいですか？

最初は、「その人が休むと困る業務」を書き出すところから始めると進めやすいです。請求書作成、発注、問い合わせ対応、在庫管理など、止まると困る業務を1つ選び、担当者、使う資料、確認先を表にします。

マニュアルを作れば属人化は防げますか？

マニュアルは役立ちますが、それだけでは足りないこともあります。保存場所、ファイル名、確認先、判断基準、更新ルールまでそろえると、担当者が変わっても引き継ぎやすくなります。

担当者が忙しくてマニュアルを作る時間がありません。

最初から完成版を作らなくても構いません。作業名、使う資料、確認者、迷いやすい場面だけをメモするところから始めると負担が少なめです。管理側が項目を用意して、担当者が中身を補足する形にすると進みやすいです。

属人化対策で現場から反発が出ることはありますか？

あります。特に「全部書いてください」と担当者に丸投げすると、負担が増えたように感じられます。まずは担当者がよく聞かれることを減らす、休みの日の連絡を減らす、という形で始めると受け入れられやすいです。

まとめ