会計ソフトの選び方｜中小企業向けに比較すべき項目と失敗しない見方
中小企業の場合、最初に見るべきなのは機能の多さより、いま経理で詰まっている作業をどこまで減らせるかです。銀行明細の入力がつらいのか、請求書発行が面倒なのか、月末に領収書が山になるのか。そこを外すと、会計ソフトを入れてもExcelや紙の確認が残ります。
会計ソフトでできること
会計ソフトは、売上や経費を入力して帳簿を作るためのソフトです。最近の会計ソフトでは、銀行口座やクレジットカードの明細を取り込み、仕訳候補を出したり、請求書を作ったり、税理士とデータを共有したりできます。
紙の領収書やExcelで管理していると、月末にまとめて処理する流れになりがちです。机の上にレシートを広げて、通帳を見ながら入力して、請求書の控えを探す。夕方の事務所で、コーヒーが冷めたままになる作業です。
会計ソフトを使うと、この「後からまとめて入力する」時間を減らせます。特に、毎月の取引が増えてきた会社では、銀行明細の取り込みと仕訳の確認だけでもかなり体感が変わります。
仕訳入力
売上、経費、入金、支払いなどを帳簿に記録します。手入力だけでなく、明細取り込みから入力できるものもあります。
銀行・カード明細の取り込み
銀行口座やクレジットカードの明細を取り込み、仕訳候補を作成します。毎月同じ支払いが多い会社ほど楽になります。
請求書・見積書の作成
請求書や見積書を作成し、売上データとつなげられるものがあります。入金確認まで見られると便利です。
領収書・レシート管理
スマホ撮影やファイル添付で証憑を保存できるものがあります。紙を探す時間を減らしたい会社に向いています。
月次試算表の確認
売上、利益、経費の状況を月ごとに確認できます。数字を見るタイミングが早くなるのが助かります。
税理士との共有
税理士にログイン権限を渡したり、データを出力したりできます。確認のやり取りを短くできます。
無料期間で試すなら、月末処理に近い流れまで触っておくのがおすすめです。入力画面だけ見るとどのソフトもそれなりに使えそうに見えますが、差が出るのは明細取り込み、証憑の確認、請求書とのつながり、税理士への共有のあたりです。
会計ソフトのタイプ比較
会計ソフトは、大きく分けるとクラウド型、インストール型、請求書・経費精算などと連携しやすいタイプがあります。どれが一番よいというより、会社の経理体制と作業量で向き不向きが変わります。
クラウド型
ブラウザから使うタイプです。パソコンを変えても使いやすく、税理士や担当者と共有しやすいのが特徴です。
- 銀行・カード連携を使いやすい
- 在宅勤務や外出先でも確認しやすい
- 月額料金は継続してかかる
インストール型
パソコンにソフトを入れて使うタイプです。昔からの会計ソフトに慣れている会社では扱いやすいことがあります。
- 手元のパソコンで作業しやすい
- ネット環境に左右されにくい
- 共有やリモート作業は工夫がいります
請求書発行に強いタイプ
請求書、見積書、納品書、入金管理までまとめたい会社に向いています。売上管理と会計をつなげやすくなります。
- 請求書の作成と売上計上をつなげやすい
- 入金確認の漏れに気づきやすい
- 既存の請求書フォーマットとの違いは確認したい
経費精算・証憑管理に強いタイプ
領収書、レシート、交通費、立替精算が多い会社に向いています。紙の確認を減らしたいときに合います。
- スマホ撮影で領収書を残しやすい
- 経費申請と会計処理をつなげやすい
- 従業員側の使いやすさも見ておきたい
ざっくり比較するとこうなります
- 少人数・個人事業主
- クラウド型で、銀行連携と請求書発行が分かりやすいものから見ると迷いにくいです。
- 税理士に任せている会社
- 税理士が使いやすい形式で共有できるかを確認します。税理士側の対応ソフトも聞いておくと早いです。
- 請求書発行が多い会社
- 請求書作成、入金消込、売掛金管理まで見ます。売上管理が別Excelに残らないかも確認します。
- 領収書・立替精算が多い会社
- スマホ撮影、証憑保存、経費申請、承認のしやすさを見ます。現場の人が使えるかがカギになります。
検討するときに見る項目
会計ソフトを選ぶときは、月額料金だけで決めないほうがよいです。安く見えても、請求書機能、ユーザー追加、証憑保存、サポート、データ保存期間などで使い勝手が変わります。
先に見るのは、自社の経理で詰まっている場所です。「銀行明細を手入力している」のか、「請求書の控えを探すのが面倒」なのか、「税理士への資料送付に時間がかかる」のか。困りごとを1つずつ分けると、選ぶ基準がはっきりします。
仕訳入力が分かりやすいか
経理担当者だけでなく、経営者や新人が見ることもあります。画面の言葉が難しすぎると、入力を頼まれた人が止まります。
銀行・カード明細を取り込めるか
利用している銀行口座、クレジットカード、決済サービスと連携できるかを見ます。ここで時間削減の差がはっきり出ます。
請求書発行まで扱えるか
請求書、見積書、納品書、入金確認を同じ流れで扱えると、売上管理が散らかりにくくなります。別ツールが残ると、結局二重管理になりがちです。
領収書やレシートを保存しやすいか
スマホ撮影、PDF添付、検索のしやすさを見ます。月末に紙の山を漁る時間がなくなるかどうか、案外ここで選ぶ人が多いです。
税理士と共有しやすいか
税理士用アカウント、データ出力、権限設定を確認します。メールで資料を何度も送る往復が減るかどうかが見どころです。
月額以外の費用があるか
ユーザー追加、サポート、請求書機能、経費精算機能、データ移行の費用も見ておきます。料金表の「〜から」に気をつけてください。
会社の状況・立場別の選び方
会計ソフトは、会社の規模や経理体制によって合うものが変わります。同じソフトでも、経営者が見る画面と経理担当者が使う画面、税理士が確認するデータは別物です。自社の体制から見ていくのが遠回りにならないです。
経営者が自分で経理を見る会社
画面が分かりやすく、銀行連携と請求書発行が簡単なものが合いやすいです。専門用語が多すぎないかも見ておきます。売上・利益・未入金が早めに見えると、経営判断のタイミングも変わります。
経理担当者がいる会社
仕訳の確認、証憑管理、月次試算表、税理士共有のしやすさを見ます。毎月の確認作業がどこまで短くなるかが大きいです。担当者にとって「入力が楽」より「確認が楽」のほうが、長く続く選択になります。
税理士に処理を任せている会社
税理士が対応しやすいソフトか、データ共有がスムーズかを確認します。先に税理士へ相談してから選ぶと無駄が少ないです。税理士側が慣れていないソフトを入れると、結局メール確認が増えます。
請求書・領収書が多い会社
請求書発行、入金確認、領収書保存、検索のしやすさを見ます。売上と証憑が同じ画面で追えると楽です。新人や経理初心者が使う可能性があるなら、画面の案内が分かりやすいかどうかも確認したいところです。
ここで迷ったら、月末の机の上を思い出すと選びやすいです。レシートが山になっているのか、銀行明細を見ながらExcelへ入力しているのか、請求書の控えをフォルダから探しているのか。いま散らかっている場所を片づけられるソフトを選ぶほうが、現場では使われます。
導入前に確認する流れ
会計ソフトは、申し込めばすぐ使えそうに見えます。ただ、口座、カード、勘定科目、請求書番号、税理士との共有方法を決めないまま始めると、途中で手が止まります。最初に今の経理の流れを書き出すくらいがちょうどよいです。
今の経理作業を書き出す
誰が入力し、誰が確認し、誰が税理士へ渡しているのかを整理します。紙、Excel、メール、銀行明細、請求書ソフトが混ざっている場合は、流れを分けて書きます。
- 売上・請求書の作成方法
- 経費・領収書の集め方
- 銀行・カード明細の確認方法
- 税理士へ資料を渡すタイミング
連携したい口座やカードを確認する
使っている銀行口座、クレジットカード、決済サービス、請求書ツールを一覧にします。会計ソフト側で連携できるか、CSV取り込みで足りるかを見ます。
ここで迷う会社は多いです。特に、代表者個人のカードと会社用カードが混ざっている場合は、運用から整理したほうが後で楽になります。
候補を2〜3つに絞って試す
最初から多くのソフトを細かく比べると疲れます。クラウド型か、インストール型か。請求書まで使うか、仕訳中心か。先に軸を決めて候補を絞ります。
無料期間では、サンプル会社ではなく、自社に近い取引を数件入れてみます。毎月の家賃、通信費、カード払い、売上入金などを入れると、感触がかなり分かります。
税理士や担当者に見てもらう
経営者だけで決めるより、実際に使う担当者や税理士にも画面を見てもらいます。入力する人、確認する人、決算を見る人で気になる場所が違うからです。
導入前に「この画面なら使えそう」「この出力なら確認できる」と分かっていると、あとで揉めにくいです。
月末処理での使い方
会計ソフトを入れても、月末処理がゼロになるわけではありません。ただ、作業の中身は変わります。明細を見ながら全部手入力するのではなく、取り込まれた明細を確認し、証憑と照らして、未処理のものを片づける流れに寄せていきます。
銀行・カード明細を取り込む
月末にまとめてやろうとすると、確認だけで1時間潰れることがあります。週1回、15分くらいで取り込む習慣にしたほうが、後で詰まりにくいです。毎月同じ支払いはルール化できるものもあります。
仕訳候補を確認する
自動で出た仕訳候補をそのまま信じず、金額、取引先、勘定科目を見ます。最初の数か月は特に丁寧に見たほうが安心です。「自動だから合ってるはず」と飛ばすと、決算前に巻き戻し作業が発生します。
領収書や請求書を紐づける
PDFや写真で保存した証憑を、取引データと合わせます。処理した日に添付する流れにしておくと続きやすいです。「後でまとめてやる」は、たいてい後でやらなくなります。
未処理・未入金を確認する
未処理の明細、未入金の請求書、証憑がない経費を確認します。月末当日ではなく、25日ごろに一度見るとバタつきが減ります。月末ギリギリに気づく案件は、たいてい月初から存在していたりします。
導入前に社内でそろえたい確認項目
- 会計ソフトで管理する銀行口座・カード
- 請求書を会計ソフト内で作るか、別ツールを使うか
- 領収書やレシートを誰が保存するか
- 税理士にどの権限で共有するか
- 月次確認を毎月何日に行うか
- 経営者・経理担当者・税理士の役割分担
ありがちなミスと対策
会計ソフトの導入でよくあるのは、「ソフトを入れれば経理が自動化される」と思ってしまうことです。実際には、口座の分け方、証憑の保存、承認の流れを決めないと、ソフトの中で処理待ちが増えます。
銀行連携だけで満足してしまう
明細を取り込めても、仕訳候補の確認や証憑の添付が残ります。取り込んだ後に誰が確認するかまで決めておきます。
取り込んだ明細を、毎週誰が確認しますか？
請求書発行だけ別のExcelに残る
会計ソフトは使っているのに、請求書だけExcelで作ると、売上管理が分かれます。今の請求書フォーマットを残すか、ソフト側へ寄せるかを決めておきます。
請求書、入金確認、売上計上がバラバラになっていませんか？
税理士に確認せず決める
税理士が扱いにくい形式だと、結局データ出力や資料送付が増えることがあります。導入前に、共有方法や出力形式を見てもらうと安全です。
税理士はそのソフトのデータを確認しやすいですか？
個人用カードと会社用カードが混ざる
カード明細を取り込むとき、私用と事業用が混ざっていると確認が増えます。会計ソフト選びの前に、支払い方法を整理したほうが早いこともあります。
事業用の支払いだけを追える状態になっていますか？
最初から全部の機能を使おうとする
会計、請求書、経費精算、給与、在庫まで一気に使おうとすると、担当者が疲れます。まずは明細取り込み、仕訳確認、請求書発行くらいから始めるほうが続きます。
初月に使う機能を絞れていますか？
よくある質問
会計ソフトは何人くらいの会社から使うとよいですか？
人数だけでは決まりません。1人でも請求書発行や経費が多い場合は使う価値があります。逆に人数が少なくても、銀行明細の手入力や領収書管理が負担になっているなら、早めに検討してよいです。
クラウド型とインストール型はどちらがよいですか？
税理士や担当者と共有したいならクラウド型が扱いやすいです。手元のパソコンで完結したい会社や、昔からの操作に慣れている会社ではインストール型が合うこともあります。使う人と共有方法で選ぶと迷いにくいです。
無料の会計ソフトでも足りますか？
取引数が少なく、簡単な記録だけなら足りることがあります。ただし、銀行連携、請求書発行、証憑保存、サポート、データ出力で制限が出る場合があります。無料で始める場合も、将来の取引量を見ておくと安心です。
税理士に任せている場合も会計ソフトを入れたほうがよいですか？
すべて税理士に任せている場合でも、請求書発行、領収書保存、銀行明細の共有が楽になることがあります。ただ、税理士側の対応もあるので、導入前に相談してから選ぶほうがスムーズです。
導入で失敗しないために最初にやることは何ですか？
今の経理作業を整理することです。誰が請求書を作り、誰が領収書を集め、誰が税理士へ渡しているかを書き出すと、見るべき機能が見えてきます。サービス名から比べるより、今の詰まりから逆算したほうが選びやすいです。
まとめ
会計ソフトを選ぶときは、料金や機能数だけでなく、自社の経理で詰まっている作業をどこまで減らせるかを見ると選びやすくなります。
銀行明細の手入力が多いなら連携機能、請求書発行が多いなら請求・入金管理、領収書が山になるなら証憑保存を見ます。税理士とやり取りしている会社では、共有方法や出力形式も見逃せません。
最初から完璧に移行しようとしなくても大丈夫です。まずは明細取り込み、仕訳確認、請求書発行など、毎月の負担が大きいところから始める。少しずつ慣らしたほうが、経理担当者にも現場にも残りやすいです。