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書類送付状の書き方、フォーマット、テンプレート配布サイト一覧

最終更新日:2014年10月30日


    [目次]
  • ■1)送付状とは
  • ■2)送付状はなぜ必要?
  • ■3)送付状の書き方
  • ■4)送付状のポイント、注意点
  • ■5)最後に - 送付状の書き方まとめ
  • ■6)無料の送付状テンプレート
送付状とは

送付状とは、見積書や請求書、領収書などの書類や物品などをファックスや郵送などで送る場合に、 同時に送る書面のことです。

通常は、送付目的の物品や書類とは別に送付状を作成し添えるようにします。

送付状はなぜ必要?

送付状の役割としては、以下のようなものですが、 基本的には相手に必要な事項を通知するということです。

1. 書類の送り先の通知

部署がいくつもあるような大きな会社にファックスするときは部署も含めた送り先を通知することが特に重要です。

送付する場合は送付先の宛先が明記されていないと、確実に書類を届けてもらえないことや、遅れてしまう危険があります。 部署や対象者を明記しておきましょう。

2. 要件の通知

挨拶も兼ねて、書類や物品の送付をお知らせします。 ビジネスマナーとしての挨拶と要件を簡潔に記載します。

3. 送付物の内容の通知

物品を送付する場合は、物品の名称や個数、書類の場合は書類の内容や枚数などを記載しておきましょう。

受け取った相手も内容の確認ができ、万一送付漏れがあった場合でも相手先から連絡してもらえることが期待できます。

4. 備考などの説明

送付物に特別な注意事項がある場合など、備考がある場合に使用します。

備考欄が使われる例としては、返送が必要で期限がある場合や、届いたことを確認したいために連絡がほしいなどの一文を入れるなどがあります。特に備考がない場合は記載せずとも問題ありません。

送付状の書き方

送付状には、特に決まった形式はありませんが一般的に必要な項目は決まっています。

業種や業態によって、基本的な項目に付け加えたり削ったりして自社のオリジナルなテンプレートを作ってしまうことをオススメします。

  • ① あて先:送付する相手先の会社名、部署名、担当者です。
  • ② 送付元:書類の送付元の住所、会社名、担当者名を記載します。
  • ③ 送付日:書類を送付した日付です。
  • ④ 合計枚数:送付状の枚数を含んだ枚数を記載します。
  • ⑤ 備考:特に注意事項や条件などあれば、その旨を記載します。
送付状のポイント、注意点
・敬語を正しく使いましょう

送付状を作成するときにありがちなのは敬語の間違いです。 丁寧に書こうとするあまりに、二重で敬語を使ったり自社側にも尊敬語を使うことも見受けられます。

・送付の記録を保存しましょう

送付の記録をしていないと、送り間違いや送り忘れなどのミスをしやすくなります。 PCでファイルをつくる場合は、送付日とともにファイルのコピーをとっておいたり、印刷後に控えを保存しておくなどの工夫が必要です。

最後に

いかがでしたか?
送付状の目的は相手に対して書類に不備がないように確認してもらうためのものです。

決まったフォーマットはありませんが、送られた相手がスムーズに業務を行えるようにマナーに沿った 送付状を添えるように心がけてください。

無料の送付状テンプレート

以下は無料でダウンロードできる送付状のテンプレートを配布しているサイトです。 上記の注意を元に自社に合ったテンプレートをさがしてみてください。

ビジネステンプレートファクトリー
書類送付のご案内、書類送付状が各2種類づつあります。 一覧にはサムネイルがありますので、ダウンロード前に確認できて便利です。
http://www.printout.jp
BizFILES
シンプルな送付状が多数掲載されています。少しの項目の違いだけなので、自社にあったものを探すことができます。
http://biz-files.com
KOKUYO
カラフルな送付状が6種類あり、それぞれ少しづつレイアウトが異なります。 「拡大」ボタンでダウンロード前に内容を確認できるので便利です。
http://www.kokuyo-st.co.jp
WORD 119
少しだけデザインの違うテンプレートが2種類あります。 会員登録など無くすぐにダウンロードできます。
http://www.word119.com
ecoなび オーナー's
デザインが異なる送付状が数種類あります。Word形式Excel形式の両方のテンプレートがダウンロードできます。 ダウンロードするには、無料の会員登録が必要です。
http://econavi.owners.ne.jp
ビジネス文書.com
ビジネスの書類送付状のほかに、お歳暮やお中元などの送付状もあります。
http://www.business-bunsho.com
ビズオーシャン
Excel形式やWord形式両方の送付状のテンプレートがあります。ファックス送付状も同じところに多数掲載されています。
http://www.bizocean.jp
FIDELI
宛名ラベルや、全業種向けの送付状など数種類のテンプレートがあります。 ダウンロードには無料の会員登録が必要です。
http://format.fideli.com
Microsoft Officeテンプレート
MicrosoftOfficeのテンプレートサイトです。 他と違ってカラフルでレイアウトが独特のものが多いです。
http://office.microsoft.com
WEBNOTE
書類送付状が多数ありますが、汎用のものから資料送付用、証票類の送付状、履歴書の送付状と選べるようになっています。
http://template.k-solution.info
Feed Soft
書類送付状、領収書送付状、社内便のテンプレートがあります。形式はいたってシンプルなので改変向きです。
http://www.feedsoft.net
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